Waar werk ik vandaag? 

Kon jij, net als vele andere, niet wachten tot je weer terug kon naar kantoor? Of begon je de voordelen van meer thuis werken in te zien? We ondergaan gezamenlijk een behoorlijke transitie. Het is niet langer vanzelfsprekend dat iedereen de deur uit gaat voor werk; de keuzes over waar jij wilt werken zijn gegroeid. Deze verandering heeft een nieuwe werkvorm aangemoedigd: hybride werken. 

Hybride betekent een kruising van twee ongelijke soorten en werd van origine vooral gebruikt in de biologie. Tegenwoordig heeft het woord aan populariteit gewonnen en wordt het in verband gebracht met veranderingen waarin het oude en nieuwe samenkomen. Denk bijvoorbeeld aan hybride voertuigen die half worden aangedreven door elektriciteit. En nu dus ook hybride werken. Deels op kantoor, deels thuis of op een andere werkplek.  Er is erg veel informatie over te vinden online, dus ik heb mijn best gedaan het hier zo overzichtelijk mogelijk te verzamelen. Zodat jij dat niet hoeft te doen ;-)  

Wat is hybride werken?

Hybride werken is werken vanuit flexibiliteit, functionaliteit en efficiëntie. Het type werk, doel van je activiteit, gewenste mate van interactie en je persoonlijke voorkeur zijn leidend voor de keuze van jouw werklocatie. Moet ik vandaag vergaderen met collega’s? Of heb ik een deadline waarvoor ik moet focussen? Op basis daarvan kies jij voor een fysieke ontmoetingsruimte, thuiskantoor of flexibele werkplek. Bij hIB doen we dit ook; ik werk bijna altijd op afstand en deel zelf mijn uren in. Wanneer ik in Nederland ben, zorg ik dat ik één keer per week op kantoor ben om ook de zachte kant mee te maken. Samen lunchen en gewoon vragen stellen zonder daarvoor een e-mail of teams-bericht voor op te moeten stellen. Op dat soort dagen weet ik dat ik me minder kan richten op taken en deadlines, en meer op interactie en co-creatie.  

Waarom een hybride werkomgeving? 

Het inrichten van een hybride werkomgeving kan veel voordelen met zich meebrengen.  

  • Meer bevlogenheid 

Werknemers waarderen het bijvoorbeeld om hun werk zelf te kunnen indelen in combinatie met hun privé situatie en persoonlijke behoeften. Hierdoor voelen werknemers zich ook meer verantwoordelijk en zitten ze beter in hun vel. Op deze manier zorgt hybride werken ervoor dat je effectiever met tijd omgaat en er meer werkgeluk is. 

  • Productiever 

Maar medewerkers zijn ook productiever doordat er minder afleiding is. De netto werktijden liggen bij hybride werken zelfs hoger dan bij traditionele werkvormen.  

  • Duurzaam 

Daarnaast is hybride werken duurzaam voor zowel de mensen als het milieu. De reistijd vervalt, waardoor medewerkers minder vermoeid de dag afsluiten, maar er ook minder files zijn en minder kantoorruimte nodig is met bijkomende kosten aan energieverbruik, catering en schoonmaak.  

Hoe maak je de omslag naar hybride werken? 

Wanneer je jouw werkomgeving hybride wilt gaan inrichten is het belangrijk om een aantal stappen mee te nemen in de verandering.

1. Behoeftes: wat wilt de werknemer?

Ten eerste is het belangrijk om de organisatiecultuur en de behoeftes van je werknemers te identificeren. Wat zijn de kernwaarden van het bedrijf en hoe kunnen deze samenhangen met een hybride werkplaats?

2. Benodigdheden: wat heeft de werknemer nodig?

Wat hebben werknemers nodig om hun werk uit te voeren? Verschillende functies zijn op verschillende manieren productief. De een heeft meer focus nodig, de ander meer samenwerking. Door dit te identificeren komen jullie erachter hoe jullie persoonlijke hybride werkomgeving moet worden ingericht. Een duidelijke bedrijfsidentiteit zorgt ervoor dat iedereen elkaar begrijpt.

3a. Plannen (fysiek)

Wanneer dit duidelijk is, kan de hybride werkomgeving ook echt gepland worden. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar de soorten werkplaatsen die nodig zijn om de behoeften van de werknemers te evenaren. Op deze manier ga je verschillende ruimtes identificeren voor verschillende activiteiten. Wanneer jij gefocust moet werken wil je bijvoorbeeld liever thuiswerken, en wanneer je taken moet uitvoeren met je team is het fijn om samen in een ruimte te zitten waar je makkelijk kunt overleggen en creatief te werk kan gaan.  

3. Plannen (digitaal)

Maar een hybride werkplek richt je ook in door de juiste tools en apps te gebruiken en toegankelijk te maken voor iedereen. Een goed werkende IT en duidelijke informatiestructuur zijn hierin essentieel.  

4. Communiceren

Ten slotte draag je het plan over aan de werknemers via een duidelijke interne communicatie. Teamleiders moeten zorgen voor sturing en controle, vertrouwen, empathie en heldere resultaatafspraken. Plan online momenten waarop je samenkomt met je team, maar ook waarop 1 op 1 gesprekken plaatsvinden tussen teamleiders en teamleden. Zo werk je actief aan het teamgevoel en het welzijn van medewerkers. Organiseer af en toe grootse evenementen om informatie te delen, successen te vieren, te socializen en gezamenlijke herinneringen te maken. Dit zijn belangrijke factoren om verhalen te maken en verbinding te creëren. Op deze manier kunnen jullie een nieuwe workflow uitvinden waarin taken opnieuw worden opgesplitst.

 

Follow upPlaatje van de Quickscan

De sleutel om succesvol verandering te implementeren is de follow-up: meet hoe medewerkers zich voelen. Waren de assumpties correct? Kan iedereen goed thuiswerken? Is iedereen nog gemotiveerd? Door de belemmeringen te identificeren kun je je plan aanpassen en opnieuw uitproberen. Eigenlijk is dit erg typerend aan elke soort organisatieverandering of ontwikkeling. Wij hebben zelf een Quickscan ontwikkeld die we ook gebruiken als leidraad wanneer we met opdrachtnemers in gesprek gaan over verandering.

 

 

 

Belemmeringen in de cultuur 

Hoewel thuiswerken vele voordelen kent, heeft het ook een enorme impact op de organisatiecultuur. Het fysiek ontmoeten van collega’s en het samenwerken worden belemmerd. Dit heeft effect op de onderlinge verbinding tussen medewerkers, managers en de organisatie. Bovendien vinden veel mensen het lastig om op de hoogte te blijven van wat er in het bedrijf gebeurt terwijl ze op afstand werken.  

Hoe hou je rekening met veranderingen in de bedrijfscultuur? 

1. Ten eerste door de informele communicatie te stimuleren. Plan bijvoorbeeld vaste videocalls voor niet werk-gerelateerde gesprekken, online lunches of persoonlijk contact in. Dit moedigt sociale interacties tussen collega’s en teams aan. Bovendien stellen persoonlijke videocalls teams in staat om de moeilijkheden van het thuiswerken te bespreken, maar ook om succesverhalen te delen.

2. Ten tweede door in te zetten op samenwerkingsruimten in plaats van ‘gewone’ werkplekken. Zo kunnen mensen elkaar persoonlijk blijven ontmoeten en interactief samenwerken 

3. Ten slotte is het voor leidinggevenden belangrijk om aan te sturen op basis van meetbare resultaten in plaats van gevoel – zoals wanneer ze het gevoel hebben dat er niet gewerkt wordt. Dit kan voor werknemers namelijk voelen als een gebrek aan vertrouwen, wat ten koste gaat van de productiviteit. Wanneer iedereen weet dat de productiviteit objectief wordt gemeten en iedereen weet wat de verwachtingen zijn, voelen werknemers zich vertrouwder en meer betrokken. 

Groot en lastig, maar waardevol en te plannen

Al met al is het écht overgaan op een hybride werkvorm een lastige klus met veel facetten die moeten worden meegenomen. De structuur van een organisatie vergt veel verandering, en de cultuur ervaart een hele shock. Gelukkig is er veel van tevoren te plannen, en als je open staat voor de voordelen is het ook makkelijk je over te geven aan de veranderingen. Bij hIB staat werkplezier centraal en wij geloven dat een hybride werkvorm – mits de stappen goed worden gezet – zal kunnen zorgen voor hogere productiviteit, werknemerstevredenheid en dus uiteindelijk een gezonde organisatie.   

Wil jij de transitie doormaken? Neem gerust contact met ons op! hIB staat voor succesvolle bedrijven en organisaties door het continu willen ontwikkelen van de structuur en cultuur. Als je erover denkt een hybride werkvorm toe te willen passen, is nu een goed moment. Veel bedrijven gaan die kant op en het wordt ook voor nieuwe werknemers normaal om verschillende voorkeuren te hebben qua werklocatie. Het vergt veel verandering, maar met de juiste aanpak is het voor iedereen mogelijk. Wij helpen graag. 

Groetjes (vanuit de camper), 

Galoeh 

 

Bronnen:

  1. Harvard Business Review, How to do Hybrid Right (2021), te verkrijgen via: https://hbr.org/2021/05/how-to-do-hybrid-right
  2. Management Impact, Werk heeft het Gebouw Verlaten (2021), te verkrijgen via: https://jitskekramer.nl/wp-content/uploads/WP-hybride-werkcultuur-JKramer.pdf 
  3. HR Prakijk, Hybride werken, veranderen en de rol van Interne Communicatie: 7 tips (2021), te verkrijgen via: https://www.hrpraktijk.nl/topics/hr-afdeling/nieuws/hybride-werken-veranderen-en-de-rol-van-interne-communicatie-7-tips 
  4. 2DaysMood,  12 tips voor hybride werken: zo wordt de toekomst van werk een succes (2021), te verkrijgen via: https://2daysmood.com/kennisblogs/12-tips-voor-hybride-werken-zo-wordt-de-toekomst-van-werk-een-succes/ 
  5. Spielwork, Bedrijfscultuur en Thuiswerken (2021), te verkrijgen via: https://www.spielwork.com/blog/bedrijfscultuur-en-thuiswerken/ 
  6. FM:Systems – Digital workplace solutions, Implementing a Hybrid Workplace Stragety (2021), te verkrijgen via https://www.youtube.com/watch?v=wd1tcDoTuA0